Usługi archiwizacyjne - jak wybrać odpowiedniego dostawcę usługi.

Poszukiwanie rzetelnej firmy, oferującej usługi archiwizacyjne czasem może zająć nieco czasu. Nie warto w tym przypadku się jednak spieszyć. Jeśli archiwizacja zostanie profesjonalnie wykonana, na bazie tego uporządkowania nasze archiwum będzie się rozrastało przez kolejne lata. Właściwie oznaczenia i przestrzeganie konkretnych zasad wpływa więc na to, jak będą prezentowały się przyszłe zbiory.

Sprawdź politykę bezpieczeństwa usługodawcy

Archiwizacji nierzadko podlegają dokumenty, zawierające wrażliwe informacje. Czasem dotyczą one danych osobowych klientów, pracowników i partnerów biznesowych. Mogą to być także informacje finansowe lub inne sekrety przedsiębiorstwa, które nie powinny wydostać się poza firmę. Podmiot, zajmujący się archiwizacją musi więc zachować dyskrecję i wypracować skuteczne procedury bezpieczeństwa. Ich celem jest zabezpieczenie informacji przed ewentualnym wyciekiem.

Wszyscy dostrzegamy, jak ogromną moc obecnie ma informacja. Jeśli wrażliwe dane wpadną w niepowołane ręce, mogą wyrządzić naprawdę wiele szkód. Jako przedsiębiorstwo jesteśmy odpowiedzialni za to, by stać na straży tajności danych. Szczególnie danych osobowych klientów, którzy nam zaufali. To ważne nie tylko z powodów wizerunkowych. Realnymi konsekwencjami są także kary za złamanie RODO. Zanim więc zaczniemy zastanawiać się, jak najszybciej uporać się z archiwizacją, by mieć ten problem z głowy, uświadommy sobie, jak ważne jest w tym przypadku bezpieczeństwo. Co na tym polu oferują specjaliści?

Profesjonalne usługi archiwizacyjne bazują na precyzyjnie skonstruowanych procedurach. Cały proces archiwizacji jest więc zaplanowany w taki sposób, żeby dostęp do dokumentacji miały tylko wyznaczone osoby. Sprawdzone przedsiębiorstwa mogą też pochwalić się określonymi certyfikatami w zarządzaniu bezpieczeństwem informacji i zarządzaniem jakością. W ten sposób działa m.in. firma Rhenus Data Office.

Usługi archiwizacyjne - sprawdź, co dokładnie obejmują

Odpowiedzialni usługodawcy jasno precyzują, jakich zadań się podejmują w ramach realizacji usługi. Do takich etapów możemy zaliczyć np.:

1. segregację i kwalifikację akt;

2. porządkowanie dokumentów;

3. oznaczanie akt;

4. ewidencję dokumentacji;

5. spakowanie dokumentów.

Oprócz tego wykonuje się także brakowanie. Polega ono na zweryfikowaniu, czy dana dokumentacja nie jest już przestarzała, tzn. czy nie powinna opuścić archiwum i zostać przeznaczona do zniszczenia. Firmy oferujące usługi archiwizacyjne nierzadko proponują także wsparcie innego typu - od razu po brakowaniu można przeprowadzić niszczenie akt. W ten sposób w łatwy i całościowy sposób zadbamy o wszystkie kwestie związane z bezpieczeństwem archiwizowanych danych.

Na co jeszcze zwrócić uwagę - wybieramy usługi archiwizacyjne

Przed nawiązaniem współpracy możemy zweryfikować zakres działania firmy i sprawdzić, jakie przedsiębiorstwa obdarzyły ją swoim zaufaniem. Nie zaszkodzi także zapoznać się z referencjami. W razie wątpliwości, nie bójmy się podzielić nimi z usługodawcami. Rzetelny podmiot zatroszczy się o to, żebyśmy od samego początku czuli się komfortowo i mieli komplet informacji, pozwalający podjąć optymalną dla nas decyzję.

Dobrze będzie sprawdzić, czy eksperci, którzy zajmą się naszymi dokumentami, mają doświadczenie w archiwistyce. Usługi tego typu muszą być zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami, stosowanymi w tej branży. Tylko doświadczenie i odpowiednie wyszkolenie pracowników zapewnia satysfakcjonujący, profesjonalny efekt.

Artykuł partnera