Nowości

Przyspieszanie procesów biznesowych, dzięki podpisowi elektronicznemu

W dzisiejszych czasach wszystko, co ułatwia codzienne życie jest "na wagę złota". Możliwość zaoszczędzenia nawet kilkunastu cennych minut w trakcie dnia jest dla nas o wiele bardziej wartościowe niż jeszcze kilkanaście lat temu. W coraz to nowszych pomysłach bazujących na oszczędności czasu prześcigają się m.in. firmy technologiczne, których często głównym celem jest usprawnianie procesów biznesowych. Jednym z takich przedsięwzięć jest podpis elektroniczny, który szczególnie w pandemicznej rzeczywistości zyskał wielu zwolenników.

Co to "podpis elektroniczny"?

Jego zadaniem jest zaświadczenie o oryginalności dokumentu, na którym się znajduje oraz autentyczności osoby do niego przypisanej. Jest kwalifikowany na tych samych zasadach, co podpis składany w tradycyjnej formie - powinien być trudny do podrobienia, pozwalać na jego łatwą weryfikację oraz permanentnie łączyć się z dokumentem, na którym został złożony. Podpis elektroniczny jest akceptowany przez większość systemów administracji publicznej.

Dlaczego warto jest mieć podpis elektroniczny?

Posiadanie go jest dużą wygodą nie tylko w załatwianiu prywatnych spraw, ale i tych biznesowych. Zajrzeć do dokumentów i je podpisać można w każdej chwili i z każdego miejsca, nie trzeba tego robić w biurze - wystarczy się zalogować na swoje konto. Oszczędza to mnóstwo czasu, który normalnie spędzilibyśmy stojąc w urzędowych kolejkach czy korkach. Podpis elektroniczny redukuje także koszty przeznaczane np. na zakup papieru i wydruk dokumentów. Podobnie, jeśli chodzi o wydatki na dojazdy - np. do klientów czy budynków administracji publicznej. Kluczową zaletą jest tutaj jednak bezpieczeństwo dokumentacji. Wszystko zabezpieczane jest cyfrowym certyfikatem, który np. po jakichkolwiek modyfikacjach wprowadzonych w podpisanym już dokumencie wymusza złożenie kolejnego podpisu w celu zatwierdzenia zmian. Stworzenie własnego e-podpisu to także wielka przysługa dla środowiska. Zatrzymując wszystko w formie digitalowej unikamy zbędnego drukowania dokumentów i marnowania papieru, dbając jednocześnie o naszą przyrodę. I wreszcie - podpis elektroniczny to także forma przyspieszająca większość procesów biznesowych. Workflow w firmie staje się szybszy i bardziej efektywny. Nie tracimy czasu na wysyłanie, np. dokumentów do klienta pocztą, nie musimy czekać aż one do niego dotrą, a następnie wrócą do nas. Przedsiębiorstwo przestaje być zależne od usług pocztowych. Wszystko odbywa się znacznie sprawniej właśnie dzięki temu, że cały proces odbywa się w formie cyfrowej. Z pewnością poprawia to zadowolenie ze współpracy po stronie klienta, jak i naszego przedsiębiorstwa.

E-Sign od Infinite

Popularnym systemem w tej tematyce jest z pewnością ten stworzony przez firmę Infinite. Jego funkcjonalność pozwala m.in. na składanie podpisów na jednym dokumencie przez kilka osób, łatwy dostęp do wszystkich podpisanych dokumentów dzięki ich archiwizacji oraz dostęp do e-Sign z urządzeń mobilnych. Dla przedsiębiorców wdrażających elektroniczny podpis u siebie szczególnie ważna jest możliwość jego łatwej integracji z pozostałymi systemami i narzędziami dostępnymi w firmie, co znacznie usprawni dotychczasowe procesy.

Artykuł partnera

Zobacz