Systemy Workflow w przedsiębiorstwie - znaczenie i korzyści

Skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi sprowadza się do dwóch słów – wydajność i efektywność. O ile praca menadżera i skoordynowany wysiłek zespołu pracowniczego ma ogromny wpływ na prawidłowy przebieg wszystkich realizowanych procesów, to w tym miejscu nie można pominąć znaczenia nowoczesnych narzędzi informatycznych typu Workflow. 

System Workflow (ang. przepływ pracy) to całkowicie funkcjonalne narzędzie pomocnicze, którego zadaniem jest przede wszystkim wsparcie zarządzania obiegiem dokumentacji elektronicznej. Tak wąska definicja nie obrazuje jednak pełnej funkcjonalności tego typu oprogramowania. Praktyka pokazuje, że systemy Workflow uczestniczą w realizacji procesów biznesowych właściwie na każdym ich szczeblu. 

Systemy Workflow – co to takiego?

Samo pojęcie Workflow odnosi się do ogółu działań, których celem jest pełna lub częściowa automatyzacja procesów biznesowych, zachodzących w przedsiębiorstwie. Zoptymalizowany przebieg informacji jest czynnikiem, który istotnie wpływa na wydajność funkcjonowania jednostki. Aby praca mogła przebiegać w sposób zorganizowany i uporządkowany, niezbędne jest wdrożenie specyficznych narzędzi informatycznych klasy CRM.

Podstawowy zakres funkcyjny systemów Workflow przewiduje organizację przepływu dokumentacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami lub w wewnętrznych strukturach pracowniczych, w zależności od skali projektu. Podstawą ich działania są wcześniej zdefiniowane procedury, dzięki którym system obiegu dokumentów funkcjonuje całkowicie automatycznie. Oprogramowanie typu Workflow można sklasyfikować jako integralną część systemu Business Intelligence, zatem ich funkcjonalność wybiega dalece poza tworzenie, przetwarzanie, organizowanie i przekazywanie dokumentacji elektronicznej. 

System Workflow zapewnia także kompleksowe wsparcie pracy całego zespołu. Proces przetwarzania informacji przewiduje przypisanie ściśle określonej roli do każdego pracownika, który bierze w nim udział. Owe role wyrażane są w formie aktywności manualnej, charakterystycznej dla danego procesu/zadania. Sam system odpowiada także za dostarczanie niezwykle cennych informacji, które pozwalają na kontrolowanie prawidłowości realizacji zadań. Dzięki szczegółowej analizie wdrożonego modelu pracy, możliwa jest optymalizacja wszystkich prowadzonych działań poprzez usprawnianie tych elementów, które wykazują jakąkolwiek słabość i przez to wywierają negatywny wpływ na całokształt. W tym temacie nie bez znaczenia jest też możliwość bieżącej kontroli stopnia realizacji zadań oraz czasu, który był potrzebny do ich wykonania. 

​

System Workflow – dla kogo?

Podstawowe zastosowanie systemów Workflow sprowadza się do rozliczania dokumentacji sprzedażowej i zakupowej (faktur, rachunków), obsługi dokumentacji kadrowej, zarządzania strukturami kosztów i zakupów, rejestru zawieranych umów czy selekcjonowania napływającej korespondencji. Ze względu na możliwość koordynacji procesów biznesowych na każdym szczeblu ich realizacji, narzędzia Workflow idealnie spełniają swoją rolę we wszystkich jednostkach, których profil działalności wymaga nieustannego monitoringu stopnia realizacji zadań. 

Narzędzia koordynujące obieg dokumentacji najczęściej wykorzystywane są w jednostkach o profilu handlowym i dystrybucyjnym, jednak nie istnieją żadne uwarunkowania, które uniemożliwiałyby ich wdrożenie w przedsiębiorstwach dystrybucyjnych. 

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu Workflow?

Automatyzacja procesów biznesowych w sposób bezpośredni przyczynia się do poprawy funkcjonowania jednostki poprzez obniżenie stopnia pracochłonności związanej z realizacją poszczególnych działań. System Workflow umożliwia precyzyjne rozdzielanie zadań, co wpływa nie tylko na oszczędność zasobów czasowych, ale także finansowych. Integracja poszczególnych działów daje możliwość podjęcia błyskawicznej reakcji w przypadku, gdy w toku realizacji zadań pojawią się nieoczekiwane problemy. Wszystko to przekłada się na usprawnienie pracy w obszarze zarządzania, kontrolowania i realizacji pracy w ujęciu procesowym.