Nowości

Elektroniczny obieg dokumentów czy dokumenty papierowe w magazynie?

Prawidłowo prowadzona dokumentacja to podstawa funkcjonowania każdej firmy oraz jej poszczególnych oddziałów, takich jak magazyny. Powinna być zarówno uporządkowana, czytelna, jak i prosta w obsłudze. Wiele firm od lat korzysta z dokumentacji papierowej, jednak coraz częściej właściciele przedsiębiorstw decydują się na obieg elektroniczny. Który z nich pozwoli na sprawniejsze działanie? Przedstawiamy wady i zalety dokumentacji papierowej oraz elektronicznej w magazynach.

Magazyn – jakie są jego funkcje?

Każda firma, której działalność związana jest z różnego rodzaju towarami, posiada swój magazyn, czyli miejsce, w którym przechowywane są dane produkty. Najczęściej składowane są w nim artykuły tymczasowo niewykorzystywane, a także regularnie przyjmowane, przygotowywane do wysyłki, kompletowania bądź konserwacji. Magazyny pełnią istotną funkcję, gdyż to od ich sprawnego funkcjonowania zależne są wszelkie procesy związane z obrotem dóbr w firmie. Aby działały poprawnie, a przepływ produktów był płynny i uporządkowany, przedsiębiorstwa decydują się na korzystanie ze specjalistycznych systemów, czym zajmuje się tak zwana gospodarka magazynowa. Składają się na nią liczne elementy, które odpowiadają za działanie magazynów, a w konsekwencji całej firmy, między innymi organizacja przechowywania towarów, infrastruktura magazynowa, czy w nowoczesnych magazynach – informatyczne systemy zarządzania.

Dokumentacja papierowa i elektroniczna

W ostatnich dekadach obserwowaliśmy znaczne zmiany, które zachodziły w sposobach prowadzenia dokumentacji. Minione lata były okresem świetności dokumentacji papierowej, która pozwalała na przepływ różnego rodzaju informacji w firmach, a także w ich magazynach. Jednak na przestrzeni lat wiele się zmieniło – mówi się o czwartej rewolucji przemysłowej. Jest ona związana z takim pojęciem jak przemysł 4.0, czyli wprowadzeniem usprawnień, których zadaniem jest integracja wszelkich systemów, maszyn czy procesów produkcyjnych, mających na celu zwiększenie wydajności pracy oraz zysków firm. Te nowoczesne rozwiązania powiązane są również z funkcjonowaniem dokumentacji w magazynach, jednak nie każde przedsiębiorstwo decyduje się na ich wykorzystanie. Poniżej zaprezentujemy zalety oraz wady elektronicznego, oraz papierowego obiegu dokumentów w magazynach.

Prowadzenie dokumentacji papierowej

Dokumentacja papierowa w minionych dekadach zazwyczaj stanowiła jedyne rozwiązanie, które umożliwiało sprawne organizowanie pracy magazynów. Wszelkie wnioski, spisy produktów, papiery zatwierdzające odbiór oraz wysyłki towarów, były zapisywane ręcznie. Zalety systemu dokumentacji papierowej to:

  • Niskie koszty – system ten nie wymaga specjalnych urządzeń, które umożliwią prowadzenie dokumentacji.
  • Możliwość szybkiego wdrożenia – uproszczenia, które są łatwo przyswajalne przez szczególnie nowych pracowników. 
  • Dobra znajomość w większości firm – mowa tutaj o starszych przedsiębiorstwach, które od lat pracują na jednym systemie. Jest dla nich łatwy i nie generuje większych problemów w codziennej pracy.

Prowadzenie dokumentacji papierowej ma również kilka wad, które zadecydowały o tym, że w większości firm zostało wyparte przez nowocześniejsze systemy obiegu dokumentów. Wśród nich najczęściej wymienia się:

  • Czasochłonność – dokumentacja papierowa zajmuje pracownikom sporo czasu każdego dnia. Zdarza się, że muszą zaniedbywać swoje obowiązki na rzecz wypełniania dokumentów. 
  • Niedokładność – dokumentacja papierowa zawiera znacznie więcej błędów niż elektroniczna.

Elektroniczna dokumentacja w magazynach

Elektroniczny obieg dokumentów oparty w głównej mierze o kody kreskowe, jest coraz częściej spotykany w firmach i magazynach. Jest wynikiem znacznego rozwoju technologii, który obserwować mogliśmy w ostatnich dekadach. Mówiąc o elektronicznym przepływie dokumentów, zazwyczaj wskazuje się wyłącznie jego pozytywne strony, takie jak:

  • Szybkość obiegu dokumentów oraz wszelkich informacji pomiędzy pracownikami i różnymi sektorami magazynów.
  • Znaczące ułatwienie dla pracowników, a także mniejsza ilość popełnianych przez nich błędów, dzięki możliwości korzystania z takich urządzeń jak terminale mobilne na wózkach widłowych lub drukarki etykiet.
  • Umożliwienie dalszego rozwoju oraz zautomatyzowania kolejnych systemów w bliższej lub dalszej przyszłości.

Elektroniczna dokumentacja, a także wszelkie inne procesy, które wpływają na funkcjonowanie magazynów, opierają się na specjalnych i nowoczesnych systemach, takich jak WMS, czyli „Warehouse Management System”. Jest to program, który zajmuje się zarządzaniem produktami mieszczącymi się w magazynach. Dba o ich sprawny przepływ, a także gromadzenie wszelkich informacji z nimi związanych. Jest to jedno z rozwiązań, które proponuje logistyka 4.0, czyli rozbudowana sieć powiązań systemów logistycznych, które dbają o kontrolę oraz sprawne funkcjonowanie procesów zachodzących w firmach i ich magazynach.

Sprawne zarządzanie magazynem – dokumentacja elektroniczna

Magazyn można nazwać sercem firmy, ponieważ to w jego obrębie dokonują się najważniejsze działania związane z towarami. Sprawne oraz dokładne zarządzanie nimi jest zatem podstawą prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstw. Możliwe jest to poprzez szybki przesył dokumentów oraz różnego rodzaju informacji, zarówno pomiędzy pracownikami, jak i magazynem a klientami. Nowe technologie znacząco ułatwiają wszelkie procesy, w których pracownicy wykorzystują liczne urządzenia, takie jak kolektory magazynowe oraz czytniki kodów kreskowych. Dzięki nim z łatwością skanują etykiety zawierające informacje o towarach, a następnie drogą elektroniczną są w stanie przesyłać je, zapisywać czy modyfikować w bardzo szybkim tempie. W tym momencie widoczna staje się przewaga elektronicznego obiegu dokumentów i innych informacji, nad dokumentacją papierową, która w większości przypadków stanowić może jedynie utrudnienia oraz dodatkowe zadania dla kadry pracowniczej.

Zobacz