System obiegu dokumentów – dlaczego warto w niego zainwestować i jaki wybrać?

Zarządzanie dokumentacją firmową stanowi jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorstwa. Właściwie zorganizowana praca z dokumentacją to gwarancja szybkiego, sprawnego wykonywania obowiązków oraz prawidłowej realizacji zadań biznesowych. Współcześni przedsiębiorcy mogą w tym zakresie liczyć na cenne wsparcie nowoczesnych technologii, które pomaga w praktyce wykorzystać system obiegu dokumentów, określany także mianem systemu zarządzania dokumentami (DMS).

Czym jest system obiegu dokumentów?

System zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) to nowoczesne oprogramowanie informatyczne dedykowane dla biznesu, które pozwala realizować w praktyce wszystkie założenia elektronicznego obiegu dokumentów. Za jego pomocą możliwe jest optymalizowanie, automatyzowanie i digitalizowanie wszystkich procesów związanych z dokumentacją oraz zapewnienie firmie sprawnej, szybkiej i prawidłowej realizacji zadań. Papierowa dokumentacja zostaje przekształcona w elektroniczną i jest przechowywana w cyfrowym archiwum (w chmurze lub na serwerach firmy), do którego dostęp uprawnieni użytkownicy uzyskują z poziomu systemu DMS.

System obiegu dokumentów jest nowoczesnym i przyszłościowym narzędziem, którego wdrożenie powinna rozważyć każda firma na co dzień pracująca z dokumentacją. Z uwagi na fakt, że może on obsługiwać masowe ilości dokumentacji, inwestycja ta będzie opłacalna zarówno dla dużych, globalnych firm i koncernów, jak i małych działalności gospodarczych, których codzienna praca również opiera się o dokumentację. Nowoczesne systemy klasy DMS są rozwiązaniami w pełni skalowalnymi, co pozwala na dostosowanie ich funkcjonalności do bieżących potrzeb każdej firmy. W łatwy sposób integrują się także z już wdrożonym w firmie oprogramowanie biznesowym, pozwalając na stworzenie wysokofunkcjonalnego, kompletnego we wszystkie potrzebne narzędzia ekosystemu informatycznego przedsiębiorstwa.

W jaki przyszłościowy system obiegu dokumentów warto zainwestować?

Ogromne zainteresowanie przedsiębiorców elektronicznym obiegiem dokumentów sprawiło, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest wiele, zróżnicowanych pod wieloma względami systemów zarządzania dokumentami. Najnowocześniejsze, najbardziej zaawansowane technologicznie z nich korzystają z innowacyjnych narzędzi i rozwiązań - silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), optycznego rozpoznawania znaków (OCR), podpisu cyfrowego oraz wielu innych, przydatnych w biznesie rozwiązań.

Firmy, którym zależy, aby wybrane oprogramowanie dawało im szerokie możliwości oraz mogło dynamicznie zmieniać się i rozbudowywać wraz z rozwojem ich biznesu, powinny sięgnąć po nowoczesne, prawdziwie innowacyjne systemy DMS, do których bez wątpienia należą platformy low-code. Jest to oprogramowanie pozwalające na szybkie i ekonomiczne budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Najlepsze z platform niskokodowych, oprócz kluczowych funkcji systemu DMS, pozwalają ponadto na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym oraz tworzenie w ramach jednego środowiska idealnie skrojonych na miarę, wysoko ustandaryzowanych aplikacji biznesowych obsługujących praktycznie każdy scenariusz biznesowy.

Artykuł partnera