Biała lista VAT - czym jest, jak działa i czy warto z niej korzystać?

Zaufanie, informacja i pieniądze to najwyższe wartości w biznesie. Jeżeli jesteśmy w stanie je zdobyć, możemy zajść naprawdę daleko w tworzeniu naszej firmy. Nie oznacza jednak to, że powinniśmy wierzyć każdemu partnerowi i współpracownikowi, który stanie na naszej drodze tylko dlatego, że ma pieniądze. Jeżeli nie jesteśmy pewni nowego klienta czy współtwórcy naszego projektu, dobrze jest wykorzystać wszelkie możliwe sposoby, aby zabezpieczyć swoje interesy. Jednym z narzędzi, które możemy do tego wykorzystać, jest biała lista VAT. Czym ona dokładnie jest i jak działa? Co daje nam informacja o tym, że ktoś znajduje się na jej kartach? Jak w ogóle tam trafić?

1. Czym jest biała lista VAT?

2. Jak się na nią dostać?

3. Kiedy i dlaczego warto z niej korzystać?

Czym jest biała lista VAT?

Terminem białej listy VAT określamy elektroniczny spis przedsiębiorców, który wszedł do użytku we wrześniu 2019 r. i jest prowadzony przez szefa KAS. W ramach rejestru znajdziemy informacje o tym, kiedy dana jednostka zarejestrowała się jako płatnik VAT, a także kiedy wypadła z grona firm opłacających ten podatek. Znalezienie się na tej liście będzie oznaczało ni mniej ni więcej tyle, że nasz współpracownik jest godny zaufania i nie ciążą na nim żadne obciążenia skarbowe, a dane które otrzymaliśmy do przelewu są poprawne. Dzięki białej liście będziemy po prostu w stanie zabezpieczyć interesy naszego przedsiębiorstwa poprzez uważniejsze dobieranie sobie partnerów oraz klientów.

Jak się na nią dostać?

Biała lista VAT będzie miejscem, gdzie znajdziemy każdą firmę już zarejestrowaną lub wyrejestrowaną z bycia płatnikiem VAT, a jej zadaniem będzie posegregowanie do tej pory rozproszonych informacji o przedsiębiorstwach. Na liście znajdziemy takie informacje, jak NIP, REGON, nazwę firmy, numer identyfikacji podatkowej itp. Każda jednostka będzie miała wypisane również numery kont bankowych, co jest bardzo ważne - jeżeli przelejemy pieniądze w kwocie wyższej niż 15 000 zł na niewłaściwy rachunek, nie będziemy mogli ich poprawnie rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu. Wyjątkiem od tej reguły będzie natomiast sytuacja, jeżeli w ciągu trzech dni od zlecenia przelewu zauważymy nasz błąd i zgłosimy to do urzędu skarbowego.

Kiedy i dlaczego warto z niej korzystać?

Najważniejszym elementem, na jaki trzeba będzie zwrócić uwagę przy okazji używania białej księgi są oczywiście poprawne dane kontrahenta, ze szczególnym uwzględnieniem numerów kont, na  które przelewamy pieniądze. Biała lista VAT ma na celu prowadzenie lepszej ewidencji transakcji pomiędzy podmiotami, co z jednej strony ma swoje plusy, jednak także dokłada przedsiębiorcy pracy administracyjnej. W przypadku transakcji powyżej 15 000 zł będziemy musieli sprawdzać poprawność danych, a każdą pomyłkę zgłaszać do urzędu. Z tego powodu dobrze jest już z wyprzedzeniem pomyśleć o możliwie jak największej automatyzacji procesu weryfikacji, np. pod postacią dedykowanego oprogramowania lub poprzez stronę umożliwiającą szybkie wyszukiwanie podobnych informacji.

Choć biała lista VAT już weszła w życie i jest wykorzystywana przez przedsiębiorców, mimo wszystko wciąż zaliczamy ją do rzeczy nowych, które pracodawcy muszą opanować i zaadaptować do codziennego użytku. Jeżeli zależy nam na szybkim nauczeniu się, jak postępować z listą, dobrze jest poprosić o pomoc doświadczonego księgowego, zapoznać się z przepisami, a także spróbować zautomatyzować proces korzystania z tej nowej formy ewidencjonowania przedsiębiorstw płacących VAT.

Artykuł sponsorowany